Sistem pengurusan dalam suatu organisasi

Dalam memulai suatu kepengurusan seorang pemimpin perlu melakukan beberapa hal seperti :

1. Introspeksi
Carilah kelebihan dan kekurangan dari organisasi atau kepanitiian yang pernah dijalani. Buat daftar kelemahan-kelemahan dari dirimu sendiri dalam menjalani kepengururusan tersebut. Serta buat daftar best practice dari kepengurusan tersebut. Daftar best-practice dapat digunakan untuk menjalankan program kepengurusan organisasi yang baru, serta dapat dikembangkan menjadi suatu hal yang lebih baik lagi.

2. Buatlah Keterikatan Hati (Ta’liful Qulub)
Ingatlah bahwa hati hanya bisa disentuh dengan hati, maka buatlah orang-orang yang berada dalam satu organisasi atau kepengurusan yang akan dijalani memiliki keterikatan hati antar satu dengan yang lain, terutama antara qiyadah wa jundiah (ketua dan anggota).

Hal ini bisa dilakukan dengan berbagai macam cara. Langkah awal adalah paling tidak mengetahui tempat tinggal, latar belakang, karakteristik sifat, dsb. Ini semua berhubungan dengan mengenal kepribadian masing-masing anggota. Oleh karena itu seorang pemimpin butuh mempelajari ilmu kepribadian. Kenapa hal ini menjadi penting? Selain untuk menyentuh hati dengan hati, ini adalah cara untuk memanusiakan anggota

3. Buat Visi Bersama
Ketika seorang ketua telah terpilih dalam suatu kepengurusan sudah pasti ia memiliki visi untuk menjalankan kepengurusan tersebut. Namun, sebaiknya sang ketua mencaritau pula apa visi atau mimpi-mimpi dari para anggotanya. Hal ini bertujuan untuk agar nantinya masing-masing anggota memiliki kesempatan untuk mencapai mimpi-mimpinya dalam kepengurusan tersebut.

Oleh karena itu, penting bagi pemimpin dan anggotanya untuk menggabungkan mmimpi-mimpi yang mereka miliki. Membuat “Resonansi Visi” untuk menjalankan kepengurusan tersebut dengan lebih baik.

Misalnya, ketika seorang ketua mengetahui bahwa anggotanya ada yang memiliki tempat tinggal yang jauh dan membutuhkan waktu dalam hitungan jam menuju tempat rapat, maka sang ketua dapat mengatur waktu rapat yang tidak menyusahkan anggota tersebut untuk hadir dalam rapat tersebut, kecuali ada satu lain hal yang sangat mendesak

4. Melakukan Pengejawantahan Visi
Yaitu dengan membuat misi –> strategi –> kebijakan –> program kerja, sebagai cara untuk mencapai mimpi bersama yang telah dirumuskan sebelumnya.

5. Mengintegrasi Program Kerja
Maksudnya adalah dengan melakukan program kerja gabungan antara divisi yang satu dengan divisi lainnya. Hal ini bertujuan untuk menumbuhkan rasa tanggung jawab dan sense of belonging terhadap program-program kerja yang ada dalam kepengurusan organisasi tersebut.

6. Dokumentasi
Buatlah satu dokumen resmi yang berisi visi, misi, dan berbagai macam hal lain yang telah dimusyawarahkan bersama.